Control de caducidades: cómo dejar de tirar dinero cada mes

Cuando una farmacia tira producto caducado, el error no ocurrió ese día. Ocurrió meses antes, cuando alguien compró doce piezas de algo que vende dos al mes porque «venía en oferta».

La merma por caducidad tiene una característica cruel: te cobra dos veces. La primera cuando pagaste el producto. La segunda cuando ese dinero estuvo parado en tu anaquel sin generar nada durante un año.

El semáforo: el método más simple que funciona

No necesitas software. Necesitas etiquetas de tres colores y disciplina.

• Verde — caduca en más de doce meses. Se acomoda atrás y no se piensa en ello.
• Amarillo — caduca entre seis y doce meses. Va al frente del anaquel y se deja de comprar hasta agotarlo.
• Rojo — caduca en menos de seis meses. Entra a plan de salida activo: promoción, paquete, o canje con el proveedor. Y ya no se compra, por buena que esté la oferta.

Todo producto se etiqueta al recibirlo, antes de acomodarlo. Son diez segundos por clave y es la única parte del método que la gente se salta.

Revisión rotativa: una sección por semana

El inventario general de caducidades una vez al año no sirve para nada: cuando lo haces, ya es tarde para la mitad de lo que encuentras. Lo que funciona es partir la farmacia en ocho o diez secciones y revisar una cada semana.

Quince minutos el mismo día de cada semana. En dos meses recorriste toda la farmacia, y nunca hay producto que lleve más de ocho semanas sin revisarse.

Qué hacer con lo que ya está en rojo

En orden, de lo que más recupera a lo que menos:

1. Canje con el proveedor. Pregunta siempre primero. Muchos distribuidores aceptan cambio de producto próximo a caducar en claves de rotación lenta, sobre todo si te lo vendieron ellos. Es la opción que más dinero recupera y la que menos farmacias usan, porque no preguntan.
2. Al frente y con precio. Nada de esconderlo: el producto en rojo va donde se ve, con señalización clara de precio.
3. Paquete con algo que sí rota. Amarrar la clave lenta con una rápida mueve inventario sin regalar margen completo.
4. Recuperar costo. Vender al costo un producto que va a caducar en seis semanas no es perder: es recuperar el 100 % de lo que ibas a perder.

Lo que nunca se hace: vender producto caducado. Ni con descuento, ni «porque apenas venció el mes pasado». La destrucción del producto caducado se hace conforme a la normatividad aplicable y se documenta.

El origen del problema es la compra

Todo lo anterior es contención de daños. La cura está en comprar distinto.

Compra por rotación, no por oferta

Antes de aceptar una oferta de volumen, haz una división de un solo paso:

Piezas que vendo al mes ÷ 1 = piezas que debo comprar al mes. Si te ofrecen doce y vendes dos, estás comprando seis meses de inventario. Si el producto caduca en ocho meses, vas al filo. Si caduca en diez, todavía puede tener sentido. Haz la cuenta antes, no después.

Pide más seguido y en menos cantidad

Es contraintuitivo, pero pedir cada semana en lugar de cada mes casi siempre sale más barato en total, aunque el precio unitario sea un poco mayor: reduces inventario parado, reduces merma y liberas flujo. Esto sólo funciona si tu proveedor acepta pedidos chicos y entrega rápido — que es exactamente por qué el pedido mínimo es un criterio tan importante al elegir distribuidor.

Separa lo que rota de lo que no

Haz una lista simple con tus claves en tres grupos: las que vendes cada semana, las que vendes cada mes, y las que vendes «de vez en cuando». Las del tercer grupo son las que generan el 90 % de tu merma. En esas, compra la presentación más chica que exista, aunque el precio por pieza sea peor.

Los números que deberías conocer de tu farmacia

• Merma mensual en pesos. Si no lo mides, no existe. Anótalo cada mes en la misma libreta.
• Merma como porcentaje de tus compras. Es el número que te dice si estás mejorando.
• Cuántas claves tienes en rojo hoy. Debería bajar mes con mes.

Tres números, una libreta, cinco minutos al mes.

Lo que puedes exigirle a tu distribuidor

• Que te entregue con caducidad amplia y que te diga cuál es su mínimo.
• Que tenga política de canje clara y por escrito.
• Que acepte pedidos frecuentes y chicos, para que no tengas que sobrecomprar.
• Que su asesor te avise cuándo no conviene una oferta para tu rotación. Ese consejo vale más que el descuento.

Si estás cargando mucho inventario porque tu proveedor te obliga a pedidos grandes, escríbenos: en Tijuana y Mexicali tenemos ruta propia y eso permite trabajar con pedidos más frecuentes y más chicos. También puedes armar tu pedido en línea cuando quieras.